La documentation papier représente à elle seule un volume considérable de feuilles, qu’il faut classer et ensuite ranger. Au niveau de l’archivage en lui-même, cela prend une très grande place. De plus, l’exploitation forestière est immense, afin de pouvoir fabriquer le papier nécessaire. Il est aujourd’hui devenu urgent de trouver des solutions, dans le but de diminuer de façon efficace la consommation de papier, et ainsi réduire la déforestation.

Le nombre de documents en version papier reste encore très (trop) important au sein des sociétés, qui souhaitent désormais recourir, de plus en plus, à des méthodes plus respectueuses de l’environnement, plus écologiques. Aujourd’hui, il existe un moyen plus efficace pour traiter la documentation, il s’agit de la gestion électronique des documents !

Le concept d’une gestion documentaire électronique (GED)

Par ce qu’il faut changer nos méthodes relatives au stockage de nos archives papier, par exemple, autant pour l’écologie bien sûr, que pour le stockage à plus ou moins long terme de celles-ci, trouver un moyen efficace s’impose de lui-même. Ce moyen, c’est tout simplement la gestion électronique de documents. Non seulement, la gestion documentaire est efficace, plus performante que l’archivage papier, mais elle permet aussi de faire gagner du temps au final !

C’est une méthode particulièrement intéressante et utile pour les sociétés. Le but premier est de désengorger les étagères, où s’entassent toujours de très nombreux documents divers. Vient un moment où l’on manque de place pour ranger ces documents papier ! Il devient alors urgent de modifier ses méthodes d’archivage.

Qui plus est, la gestion électronique peut sécuriser davantage l’archivage délicat d’informations importantes, ou encore confidentielles. Voilà une chose qu’il n’est pas toujours évident de mettre en pratique dans l’archivage papier classique.

La ged, ou gestion électronique de documents, prend en charge toute la gestion documentaire, ce qui apporte une aide vraiment très efficace, au quotidien. Cette aide est particulièrement appréciable pour les sociétés qui passent à la numérisation de leurs archives, entre autres documents. La gestion de documents va simplifier le stockage de la documentation papier, grâce à la numérisation. C’est pour cette raison que de plus en plus de sociétés se tournent vers cette solution ged. Voici une solution d’avenir qui va s’étendre de plus en plus.

Le principe de la gestion de documents par numérisation

Elle propose aux sociétés intéressées le moyen de capturer visuellement, le plus souvent en scannant, les documents qu’elle souhaite voir numérisés, dans le but de pouvoir les traiter électroniquement, mais aussi dans un souci de gain de place. Cela permet d’avoir une copie électronique des documents papier, à l’identique. Grâce à la numérisation des documents, ceux-ci sont désormais devenus fichiers informatiques et cela prend nettement moins de place.

Optimiser l’archivage avec une GED

La gestion électronique de documents donne un nouvel essor à l’archivage. Désormais, la recherche documentaire est bien plus aisée, et plus rapide aussi. Finie les longues recherches dans les archives papier, à la recherche parfois d’une seule petite information. La gestion numérique c’est aussi revoir le classement en lui-même, pour rendre la consultation plus facile, et aller directement à ce dont on a besoin.

La gestion documentaire, par voie électronique ouvre désormais de nouvelles perspectives intéressantes, et ce, grâce à des logiciels performants. Le gain de temps est appréciable lors des recherches sur informatique, grâce au rangement des documents dans des répertoires spécifiques. Il est important de conserver un classement efficace de ces documents. Ces répertoires remplacent désormais les anciennes pochettes cartonnées, les sous-chemises, d’où l’importance de prendre soin du rangement des fichiers numérisés. La numérisation est là pour faire gagner du temps, et non en perdre lors de la recherche !

Un logiciel de gestion de documents, qu’est-ce que c’est ?

Un logiciel de ged prend en charge l’acquisition numérique de chaque document traité. Il devient ainsi possible de numériser et d’archiver QUE ce que l’on souhaite réellement conserver d’important. Cela offre donc la possibilité d’éliminer ce qui est superflu, pour conserver l’essentiel.
Ainsi, si un dossier à numériser comprend 10 pages, avec certains documents obsolètes ou désormais inutiles, il est possible de numériser seulement les pages utiles et nécessaires à conserver. Cela aide à mettre à jour des archives papiers vieillissantes, par exemple, et à faire un tri salutaire.

Les logiciels dédiés à la gestion électronique de documents offrent de nombreuses possibilités bien utiles que les entreprises se doivent d’étudier. Il suffit d’ailleurs de taper sur notre moteur de recherche des termes comme : logiciel ged, gestion documentaire qualité, ou encore ged définition, pour obtenir rapidement les informations que l’on recherche sur le sujet. La mise en place de cette nouvelle méthode se fait alors facilement, pour une exploitation rapide du logiciel. La société débute alors l’optimisation de l’archivage de ses documents.

Une GED = Plus de rapidité !

Le traitement informatique des documents numérisés se fait ensuite de façon plus aisée, offrant davantage de souplesse, et de confort d’utilisation. Par exemple, transmettre un document numérisé à un collègue de travail se fait désormais tout simplement par mail, c’est très rapide et pratique. Le gain de temps est appréciable pour tous, et notamment lorsque les choses doivent se faire rapidement.

Les logiciels de gestion documentaire et leurs avantages

Ce type de logiciel peut être en outre un logiciel ged gratuit, et se trouve facilement par une simple recherche sur la toile. La facilité d’archivage pour tout ce qui prenait beaucoup de place, avant, est désormais possible. Ces logiciels ont bien des avantages à offrir à celui qui décide de les utiliser !

Nous savons tous combien le traitement de la documentation papier est une tâche ardue, et parfois décourageante à la longue. La masse de travail est considérable lorsqu’il faut classer, trier, ranger… d’où l’intérêt de moderniser sa façon d’archiver. Et lorsqu’en plus la place vient à manquer, la gestion électronique de documents apporte une bouffée d’oxygène bien réelle, qu’il ne faut pas négliger !