Autrefois nommée du terme peu approprié de dématérialisation, l’organisation informatisée des informations et documents électroniques se nomme gestion électronique de documents (ged). Cette abréviation désigne également les logiciels spécialisés dans la gestion documentaire.

La gestion documentaire s’organise autour de quatre étapes fondamentales : acquisition, traitement, stockage et diffusion de documents. Le logiciel ged s’acquitte sans difficulté de ses tâches.

La saisie des documents

L’acquisition de documents directement produits par électronique est simple. La saisie des documents papier est réalisée par la méthode du scan à laquelle on peut associer la technique OCR en cas de nécessité de reconnaissance de caractères, de reconnaissance de codes-barres, voire de vérification linguistique. En fonction de la réglementation publique ou des choix d’entreprise, les documents papier peuvent alors être détruits ou archivés.

Le traitement des documents

L’atout intéressant du logiciel de gestion électronique de documents se trouve dans sa capacité à indexer les documents : indexation par type permettant un classement par titre, date, auteur, … ou indexation par mots-clés. Cette méthode vise alors le contenu du document.

Le stockage des documents

Si le stockage peut être indépendant du logiciel ged, il n’en reste pas moins un élément déterminant dans l’efficacité de la gestion électronique de documents. Le support doit être choisi en fonction de divers critères : volume du stock documentaire, fréquence des consultations, délais de temps d’accès.

La diffusion des documents

Le dernier avantage du logiciel ged se trouve dans son mode de diffusion. La gestion documentaire électronique permet la diffusion quasi-instantanée par l’internet ou l’intranet. C’est sans conteste la principale motivation des utilisateurs dans le choix de la gestion documentaire électronique.

Le logiciel ged apporte à l’entreprise une incontestable fluidité dans la gestion et la diffusion des documents. Cet outil permet de s’affranchir des lourdeurs du classement et de la transmission traditionnels des documents entre partenaires. Il constitue un organe de centralisation de toutes les données d’entreprise accessibles à très court terme. C’est un outil à inscrire véritablement dans le registre « Qualité » de l’entreprise.