Une entreprise n’a pas toujours les moyens suffisant pour collecter, numériser, gérer ses documents pour de très bonnes raisons : le coût de gestion administrative, les investissements dans des serveurs dédiés avec des capacités adaptées, leur maintenance, enfin la gestion des logiciels permettant de traiter les informations collectées par les équipes de management.

Et comme les normes en cours, la législation vous oblige à conserver des documents stratégiques pendant des laps de temps importants il ne faut pas négliger cet aspect de la gestion administrative.

Pourquoi mettre en place la numérisation et une gestion électronique des documents (GED) ?

Un logiciel GED permet non seulement de classer de manière pérenne vos documents pour leur consultation par des auditeurs, des experts-comptables, des employés de l’administration, mais aussi, grâce aux logiciels les plus récents, à en extraire les informations qui vous sont capitales pour gérer au mieux vos intérêts : les clients, les achats, le suivi des factures, avoirs, bons de commande, etc. les statistiques collectées vous seront utiles pour améliorer votre chiffre d’affaires. Les sujets de litiges seront conservés sur la durée dans le cas de procès au long court. En effet, il n’est pas rare de voir disparaître un client peu scrupuleux ou incapable de faire face à ses obligations contractuelles : remises, ristournes, livraisons manquantes.

Souvent, les logiciels de gestion informatique des documents permettent un meilleur traitement de vos propres obligations dans le cadre des paiements, des livraisons, des facturations, de la gestion de trésorerie. Ils génèrent les factures, les bons de livraison, signalent les litiges enregistrés, et proposent des statistiques riches en enseignements. Leur utilisation est aisée, son coût très faible et le retour sur investissement est évalué à 12 mois au plus. Et surtout, la ged favorise les échanges entre les équipes et mutualise les informations pour en arriver au respect des normes et de la politique commerciale de l’entreprise.